Wiele firm nie zmienia biura rachunkowego, z którym nawiązało współpracę nawet pomimo tego, że ewidentnie nie jest ona satysfakcjonująca. Źródłem tego nieracjonalnego przecież zachowania jest zwykle przeświadczenie o tym, że mamy do czynienia z procesem nie tylko niestosownym, ale przede wszystkim trudnym do przeprowadzenia, wymagającym od przedsiębiorcy dużego zaangażowania. Jeśli doda się do tego obawę o to, że nastąpi kosztowna przerwa w rozliczeniach księgowych jasnym stanie się, dlaczego tak wiele podmiotów zwleka z krokiem, który przecież przyniósłby im wiele korzyści. Na szczęście, większość tych obaw nie znajduje wcale uzasadnienia.
By nie popełnić drugi raz tego samego błędu
Istnieją przyczyny sprawiające, że konieczna jest zmiana biura rachunkowego na inny podmiot. Błędy się zdarzają, nie trzeba więc zastanawiać się nad tymi, które już zostały popełnione, ale przede wszystkim – dążyć do tego, aby nie popełniać kolejnych. Przed podpisaniem umowy z kolejnym podmiotem warto więc zwrócić uwagę na kilka kwestii.
W pierwszej kolejności wypada przeanalizować, jakie formy kontaktu z księgowym oferują firmy konkurujące z tą, którą zbyt szybko obdarzono zaufaniem. Nie od dziś wiadomo, że im jest ich więcej, tym lepiej dla przedsiębiorcy. To jeden z najważniejszych aspektów, które należy brać pod uwagę, bo niewłaściwa komunikacja jest w stanie doprowadzić do niepotrzebnych spięć i nerwowej atmosfery. Warto skorzystać również z nowoczesnych rozwiązań takich, jak choćby możliwość dostarczania dokumentów drogą elektroniczną, stały dostęp do faktur, czy też wykorzystywanie aplikacji mobilnej. Korzystanie z nich będzie wymagało początkowo chwili nauki, opiera się jednak na zasadach na tyle intuicyjnych, że ich opanowanie zajmie zaledwie kilka chwil. Nawiązując współpracę z nowym biurem rachunkowym dobrze jest też stawiać przede wszystkim na te, które ma nam do zaoferowania szerokie spektrum usług. Tu warto wspomnieć choćby o możliwości reprezentowania firmy przed ZUS i urzędami skarbowymi. Nikt nie zakłada, oczywiście, takiego scenariusza, z pewnością jednak nigdy nie da się go całkowicie wykluczyć.
Kiedy można dokonać zmiany biura rachunkowego?
Wiedząc już, jak wybrać biuro rachunkowe w sposób pozwalający na czerpanie satysfakcji z dokonanego wyboru, można zacząć zastanawiać się nad tym, kiedy to zrobić. Wbrew obawom wielu osób, nie ma takiego momentu, w którym dokonanie zmiany biura nie byłoby możliwe. Może być to nie tylko każdy moment roku, ale i samego prowadzenia działalności. Tu decyzja leży po stronie przedsiębiorcy, choć przed jej podjęciem warto przypomnieć, jakie zapisy odnoszące się do okresu wypowiedzenia pojawiły się w umowie. Przedsiębiorca nie musi być przesadnie zaangażowany w konkretne czynności związane ze zmianą biura rachunkowego. Z pewnością jednak będzie musiał uczestniczyć w planowaniu czasu i formy przeniesienia ksiąg.
To, że biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym momencie nie oznacza wcale, że nie możemy wskazać na okresy nadające się do realizacji tego celu lepiej albo gorzej. Jeżeli więc szukamy naprawdę dobrej chwili, najlepszą z opcji wydaje się początek nowego roku. Nie jest to data przypadkowa, bo daje pewność, że dokumentacja będzie prowadzona spójnie przez cały kolejny rok podatkowy.
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Gdy wiemy już, w którym momencie najlepiej przystąpić do zmiany biura rachunkowego, dobrze jest też uzupełnić wiedzę na temat tego, jak to zrobić, aby efekt końcowy był dla nas możliwie jak najbardziej satysfakcjonujący. W pierwszej kolejności należy zatem wypowiedzieć obowiązującą dotychczas umowę, w następnym zaś – odebrać dokumentację księgową. Gdy ta jest już w firmie można podpisać wynegocjowaną wcześniej umowę z nowym biurem, a następnie – zaktualizować dane znajdujące się w CEiDG. Oczywiście, ten ostatni krok zwykle wykonuje już nowy księgowy informując swojego zleceniodawcę jedynie o jego przeprowadzeniu. Nowe biuro może też uzyskać pełnomocnictwo do odbioru dokumentów, aby samodzielnie zorganizować ich przejęcie.
Artykuł przygotowany przez biuro rachunkowe Tax Bonus z Dąbrowy Górniczej.